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  - 4.1. Objeto del capítulo
  - 4.2. Referencia jurídica, normativa y técnica
  4.3. Principios generales de la administración de una estación de servicio
  - 4.4. El proceso administrativo de una estación de servicio
  - 4.5. Administración de productos
  - 4.6. Administración de instalaciones
  - 4.7. Administración de egresos
  - 4.8. Administración de ingresos
  - 4.9. Reportes financieros
Procedimientos Administrativos

4.8 Administración de Ingresos

Ventas de Combustible

La Estación de Servicio abastece de combustible a dos tipos de clientes, de acuerdo con el volumen suministrado: mercado automotriz y marino, así como mercado de medio mayoreo.

 

Mercado automotriz y marino

Compuesto en su mayoría por automóviles, camionetas, tractocamiones, motocicletas, vehículos de transporte público y oficiales, embarcaciones  y cualquier otro tipo de vehículo terrestre o marino a los que directamente se abastece el producto al tanque de almacenamiento de la unidad en la Estación de Servicio..

 

Mercado de medio mayoreo

Este mercado lo constituyen principalmente clientes que requieren les sea abastecido producto en barriles o tambores de un máximo de 200 litros, para destinarlo a vehículos o maquinaria dedicada a actividades primarias de la economía, tales como agricultura, pesca, minería, o bien para la construcción de obras de infraestructura entre otras. Es importante señalar que la Estación de Servicio requiere contar con la autorización previa de Pemex Refinación para poder atender el mercado de medio mayoreo.

Para que un Franquiciatario pueda realizar este tipo de ventas, denominadas como de medio mayoreo, presentará una solicitud al Asesor Comercial que lo atienda. El Asesor Comercial realizará un estudio de factibilidad al respecto.

El precio que aplicarán las Estaciones de Servicio a sus clientes de medio mayoreo será el precio vigente al público en general.

La autorización de una solicitud se basa en lo siguiente:

  • Los Franquiciatarios se comprometerán con Pemex Refinación en contar con las instalaciones para atender ventas de medio mayoreo, adoptar medidas de seguridad para este tipo de operaciones y cuidar la atención de los clientes.
  • Que no exista en la zona donde se ubica la Estación de Servicio ninguna instalación de otro tipo, canal de distribución o del propio Pemex Refinación, capaz de satisfacer la demanda.
  • Las Estaciones de Servicio que soliciten realizar ventas de medio mayoreo no podrán suministrar los combustibles en autotanques, ya sea de los clientes o de la propia Estación de Servicio.
  • Las operaciones de llenado de recipientes especiales se realizarán, de preferencia, en horarios que no entorpezcan el servicio que normalmente brinda la Estación de Servicio al público en general, o en áreas específicamente acondicionadas para dicho servicio y bajo las medidas de seguridad que las Subgerencias de Ventas Regionales les comuniquen a las Estaciones de Servicio, de acuerdo a la normatividad vigente emitida por Pemex Refinación.

En la realización de ventas de medio mayoreo en recipientes especiales se aplicarán las siguientes medidas de seguridad y operación:

  • El combustible será suministrado a contenedores debidamente aterrizados y con tapón de cierre de rosca. Bajo ninguna circunstancia será vendido producto en envases de vidrio, plástico, PVC, hule o contenedores abiertos.

  • No podrán suministrar los combustibles en autotanques, ya sea de los clientes o de la propia Estación de Servicio.

  • Los contenedores serán llenados cuando se encuentren bien asentados en una superficie plana.

  • En la descarga se evitarán salpicaduras y derrames.

  • La pistola de llenado para recipientes especiales no tendrá escalerilla.

  • El Personal de la Estación de Servicio debe mantener  contacto con  la pistola de despacho y el recipiente durante el tiempo que dure el  llenado y evitar que se derrame el producto.

  • El Personal de la Estación de Servicio contará con un extintor a la mano.

  • No podrá almacenar combustibles en tambores en la Estación de Servicio.

  • Las operaciones de llenado en  recipientes especiales serán realizadas en horarios que no entorpezcan el servicio que normalmente brinda la Estación de Servicio al público en general, o en áreas específicamente acondicionadas para dicho servicio, bajo las medidas de seguridad correspondientes y tendrán un registro específico de las ventas realizadas en recipientes especiales.

  • La Estación de Servicio emitirá una documento en el que conste el origen del producto en cada recipiente, en el que se identifique a la Estación de Servicio, al cliente, la dirección de destino, el volumen y la fecha, e informar mensualmente a Pemex Refinación sobre el volumen vendido en recipientes especiales a cada consumidor.

  • El volumen máximo a comercializar por cliente es de 5,000 litros mensuales.

Será causal de rescisión de la relación contractual con Pemex Refinación, de llegarse a comprobar que la Estación de Servicio suministra el producto a expendios clandestinos, y/o cualquier uso ilegal.

Pemex Refinación se reserva el derecho de efectuar revisiones periódicas, sin previo aviso cuando lo estime conveniente, para asegurarse del cumplimiento de las condiciones señaladas, así como de revisar y modificar la política de ventas en recipientes especiales y las condiciones establecidas para la misma, cada vez que lo estime conveniente.

 

Efectivo

La gran mayoría de las ventas que realizan las Estaciones de Servicio se efectúan mediante el pago en efectivo. Tomando en cuenta esto, es recomendable contar con instalaciones apropiadas para el resguardo del efectivo dentro de oficinas.

Generalmente cuentan con buzones y ductos que conducen a una caja de seguridad debidamente resguardada. Se recomienda instalar tanto ductos destinados al depósito de billetes como ductos para depositar las monedas y que cada uno de éstos esté debidamente identificado y de ser posible separado ya sea por despachador o por isla, dependiendo de los procedimientos de control interno que se tengan establecidos.

Para disminuir el riesgo que implica el acumular grandes cantidades de efectivo con los despachadores, se recomienda que mediante el uso de fajillas, bolsas de plástico o de tela que identifiquen plenamente a cada persona, se hagan depósitos periódicos de cantidades fijas en dichos buzones.

Al término del turno y una vez realizado el corte de cifras de cada dispensario, se reúnen dentro de dichas instalaciones de seguridad, el Gerente, el Auxiliar Administrativo y el Oficial Gasolinero / Jefe de turno, a efectuar el recuento del efectivo clasificando las fajillas depositadas por cada persona. Se cotejará el importe contra la cifra del corte en litros vendidos en cada dispensario. Una vez cuadrada la cuenta se elabora la ficha de depósito bancaria de conformidad con las políticas de control interno y se procede a resguardar el efectivo en una caja fuerte.

Para mayor protección de los valores, se recomienda la contratación del servicio de recolección de efectivo, en cuyo caso el efectivo es embolsado, sellado y depositado en las cajas fuertes que suministran las empresas dedicadas a prestar este servicio para su posterior recolección y depósito bancario.

 

Programa de Precio de estímulo

Dentro de los sistemas de ventas que pueden establecerse en las Estaciones de Servicio se encuentra el conocido como “precios de estímulo” para los productos energéticos que benefician al sector agropecuario y pesquero. En él la Secretaria de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación (SAGARPA) ha instrumentado en coordinación con Pemex Refinación tres programas que atienden las necesidades de los agricultores y pescadores de todo el país.

El agricultor ó pescador se presentan en la Estación de Servicio y adquieren Pemex Diesel ó Pemex Magna pagando el precio total que indica el dispensario (bomba), una parte en efectivo y la otra con una tarjeta inteligente que SAGARPA proporcionó al agricultor. El importe de la parte que paga en efectivo el agricultor, será informada por SAGARPA a través de la Terminal Punto de Venta, misma que imprimirá un comprobante señalando el valor que se paga en efectivo y el que se paga con la tarjeta.

Este sistema se implementa una vez que el franquiciatario ha firmado una carta compromiso (carta manifiesto) con Pemex Refinación donde acepta la instalación de una Terminal Punto de Venta (TPV) mientras se le autoriza -de manera simultanea- la venta de medio mayoreo. Esto es controlado, verificado y auditado mediante la TPV, y solamente podrá llevarse a cabo en depósitos (tambos) de capacidad máxima de 200 litros. De ninguna manera se podrá efectuar a autotanques de cualquier capacidad.

De esta manera, los miércoles de cada semana, Pemex Refinación reintegrará a la Estación (vía notas de crédito) el importe total del monto que se haya pagado con las tarjetas en el período comprendido entre el lunes y domingo inmediato anterior; esto será posible, siempre y cuando la Estación de Servicio efectúe:

  • Colecta diaria de la TPV.

  • Envíe electrónicamente sus transacciones al banco integrador a través de una línea telefónica.

  • Actualice en las fechas indicadas, los cambios de precio del diesel y/o magna en las TPV’s.

Créditos

Es común que las Estaciones de Servicio tengan establecidos sistemas de ventas que generalmente se conocen como créditos, aunque en realidad no necesariamente se trata de un sistema de ventas a crédito.

Este sistema consiste en que mediante la firma de un contrato de venta a crédito con el depósito de una garantía, la Estación de Servicio surte de combustibles, lubricantes y otros productos a determinados clientes, que por seguridad, comodidad y control envían sus unidades a abastecerse a dicha Estación de Servicio, evitando el manejo de efectivo de sus choferes.

Mediante este sistema, la Estación de Servicio surte de productos a los vehículos autorizados hasta por la cantidad autorizada y generalmente sin rebasar la cantidad que le fue entregada en calidad de depósito en garantía, avisando al cliente cuando está por agotarse.

El procedimiento recomendado es suministrar a la empresa, notas de venta, previo depósito de garantía, entregándose  éstas al despachador debidamente firmadas y selladas por la empresa, al momento de realizar la compra.

Un modelo del texto que puede ser utilizado para estos efectos es el siguiente:

 

 Bueno por $    (cantidad)

 Recibimos de       (nombre de la empresa)           la cantidad de $        (cantidad en número y letra)               en cheque número     (número de cheque)    del banco    (nombre del banco)     por concepto de Depósito en Garantía, para consumo de combustibles, lubricantes y otros productos que suministremos a los vehículos que sean autorizados mediante comunicación escrita.

 Este depósito será devuelto siempre y cuando no exista adeudo alguno mediante comunicación escrita y la entrega original de este recibo.

      (lugar y fecha)

     (firma autorizada) 

 Como anexo se incluirá el listado que contenga cuando menos los siguientes datos de los vehículos y firmas autorizadas.

  • Marca
  • Modelo
  • Color
  • No. de Placas
  • Nombre del conductor
  • Firmas autorizadas

Se recomienda pedir a la empresa que solicite este servicio por escrito y que tanto dicha comunicación como el anexo anterior sean dirigidos a la Estación de Servicio en papel membretado.

Con objeto de no entorpecer el servicio en la Estación de Servicio, será conveniente distribuir a todas las islas el anexo de identificación de vehículos y firmas que serán cotejados por el despachador/jefe de turno, al efectuar el despacho correspondiente.

Cabe mencionar que estas notas se incluirán en el recuento de efectivo al corte de turno, pues de lo contrario se presentaría un faltante.

 

Vales

El pago de consumos de gasolina y diesel mediante el uso de vales expedidos por compañías dedicadas a este servicio o instituciones bancarias, es común en las Estaciones de Servicio.

Para poder recibir estos vales es necesario celebrar un contrato de afiliación al sistema con la empresa emisora.

Las empresas emisoras reembolsan estos documentos a la Estación de Servicio, en general diariamente, según quede especificado en el contrato. La Estación de Servicio hace el reporte telefónico en los horarios establecidos y las emisoras mediante mensajero envían el cheque respectivo al domicilio de la Estación de Servicio, o bien realizan un depósito bancario a la cuenta de la Estación de Servicio.

Al corte del turno estos vales se incluirán en el recuento con el efectivo.

Dado que los vales funcionan como efectivo y se cancelan con un sello del negocio afiliado para su reembolso por parte de la empresa emisora, es recomendable que sean depositados en los buzones de efectivo evitando el riesgo de mantenerlos fuera de las instalaciones de seguridad.

El pago de un consumo puede recibirse parte en efectivo y parte en vales.

 

Medios de acceso electrónico de pago

En la constante evolución de los sistemas de pago, las instituciones financieras han introducido transacciones electrónicas a través de  tarjeta de crédito, débito o monedero electrónico.

Lo que ha reducido las operaciones con dinero en efectivo para la compra de gasolinas o diesel en las estaciones de servicio, por lo que para el Franquiciatario es conveniente el ofrecer este servicio como medio alternativo de pago, y es parte obligatoria del convenio modificatorio a los contratos de Franquicia y Suministro o los nuevos Contratos de Franquicia y Suministro.

El Franquiciatario que ha firmado los nuevos contratos o los Convenios Modificatorios ofrecerá dos o más alternativas de medios de pago electrónico, una de ellas será bancario (crédito, débito o monedero electrónico).

Ventajas de Ofrecer Métodos de Pago Adicionales al Cobro en Efectivo

El desarrollo tecnológico permite ofrecer a los consumidores alternativas más eficientes para pagar sus consumos en Estaciones de Servicio, como pueden ser tarjetas de banda magnética, tarjetas con código de barras, tarjetas inteligentes con microchip, entre otras. Estos medios permiten a los clientes realizar el pago de combustibles, productos y servicios ofrecidos en una Estación de Servicio con la opción de crédito o débito así como procesos para prepagar y recargar la tarjeta.

El ofrecer estas alternativas resulta en un mejor servicio y operaciones más eficientes. Entre los principales beneficios se pueden citar los siguientes:

  • Disminución de costos y riesgos innecesarios por manejo de efectivo, tanto para la Estación de Servicio como para los consumidores.
  • Mejor control y administración de los gastos en combustibles de los clientes, particularmente en el caso de flotillas.
  • Las tarjetas son la base para incorporar otros servicios financieros y promociones direccionadas que incrementen la propuesta de valor para los consumidores.
  • Desarrollar programas de lealtad de los clientes.

 

Tarjeta de Crédito, Débito o Monedero electrónico

Los cambios establecidos en la Segunda Resolución de Modificación de la Miscelánea Fiscal para 2005, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 5 de julio de 2005, establecen la deducibilidad de las compras de combustibles que se realicen por medio de tarjetas, vales, cheques y monedero electrónico, para vehículos marítimos, aéreos y terrestres.

Para que la Estación de Servicio incorpore medios de pago electrónicos bancarios, requiere celebrar un contrato con el banco o los bancos correspondientes; en los que se definirán la instalación de las terminales puntos de venta, el acceso al sistema para autorización de pagos con tarjeta; así como el monto de las comisiones que se pagan.

Las tarjetas propias de los empresarios gasolineros, que han diseñado como un servicio a las empresas que tienen flotillas de vehículos, han tenido una creciente participación en el mercado. Este tipo de productos proporcionan un mayor control sobre los gastos a las empresas que cuentan con una flotilla vehicular, ya que la empresa emisora, por un costo reducido, les otorga una factura fiscal, un estado de cuenta mensual y un reporte pormenorizado en donde el usuario puede predeterminar los parámetros a controlar por cada vehículo (tipo de producto autorizado, límites de horarios para consumos, límites de volumen o importe autorizado) lo que permite reducir el manejo de vales o de efectivo por los choferes.

 

Equipos para realizar pagos con medios electrónicos

La instalación de los equipos, lectores de tarjetas, impresoras y en su caso sistemas de comunicación, se ajustarán a  lo establecido en las Especificaciones Técnicas para Proyecto y Construcción de Estaciones de Servicio y el Capítulo 10 “Identidad e Imagen” del Manual de  Operación de la Franquicia Pemex.

Considerando su colocación en el área de despacho, los medios de comunicación y las características técnicas de la Terminal Punto de Venta y la impresora de comprobantes fiscales, cumplirá además con las disposiciones establecidas en la Norma Oficial Mexicana NOM-001-SEDE-2005 Instalaciones eléctricas (utilización), NOM-001-SCFI-1993 Aparatos electrónicos- Aparatos electrónicos de uso domestico alimentados por diferentes fuentes de energía eléctrica- requisitos de seguridad y métodos de prueba para la aprobación de tipo, y NOM-019-SCFI-1998 Seguridad de equipo de procesamiento de datos.


Facturación

En el capitulo 8 Sistemas de Información de este Manual se detallan las características que tiene un equipo de impresión y también de los recibos fiscales.  De acuerdo a las necesidades del cliente se podrá emitir:

  • Nota de venta

  • Factura

Siempre que el cliente solicite una nota de venta que ampare su compra, ésta será expedida por el despachador. Un modelo del formato de nota de venta se incluye en el Capítulo 10  “Identidad e  Imagen”.

La colocación de medios electrónicos en el área de despacho, para el pago de los bienes y servicios que ofrece la Estación de Servicio, resulta esencial para atender al cliente con rapidez; se recomienda que al utilizar el medio de pago e imprimir el comprobante fiscal se exceda de 4 minutos; lo cual es posible si se ubican en el área de despacho. Además de lo anterior se garantizará al cliente que la operación de pago se realice a su vista.

En términos de lo pactado en el Convenio Modificatorio a los Contratos de Franquicia y de Suministro o los nuevos Contratos de Franquicia y de Suministro, no se cargarán comisiones al cliente por los pagos de combustible realizados con medios electrónicos bancarios.

Para aquellos clientes que solicitan la factura impresa o el recibo fiscal autorizado se les informará que en apego a la Reforma fiscal, cuando el pago se realiza con Tarjeta de Crédito, Debito o Monedero electrónico y con vales no se requiere factura; cuando el pago se realice con efectivo se contará con impresora en el área de despacho en apego a disposiciones fiscales, se recomienda que se soliciten los datos generales, el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) y el domicilio fiscal.


Pemex
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