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  - 8.3.Objeto del Capítulo
  - 8.2. Referencia jurídica, normativa y Técnica
  - 8.3. Sistema Integral de Información en Estaciones de Servicio
  - 8.4. Controles Volumétricos
  - 8.5. Comunicación electrónica con Pemex
  - 8.6. Requerimientos de hardware
Cap.8 Sistemas de Información

8.3. Sistema Integral de Información en Estaciones de Servicio

El sistema integral de información en las Estaciones de Servicio, permite conjuntar diferentes dispositivos para colectar la información, mejorar el rendimiento, modificar las condiciones de trabajo, adaptarse a las exigencias del mercado y mejorar la calidad del trabajo.

Los sistemas integrales de información se pueden emplear lo mismo en una sola Estación de Servicio que funcione como una compañía independiente o dentro del contexto de un grupo de Estaciones de Servicio que requieren consolidar la información en un corporativo.

Los nuevos sistemas de información y control ofrecen una combinación de comportamiento y funcionalidad muy ventajosos para una Estación de Servicio, mejorando la operación, administración y seguridad requeridas, proporcionando una mejor información en tiempo real.

Estos sistemas proveen un control centralizado de toda la información relacionada, facilitando el acceso y monitoreo, integrándose de la siguiente forma.






 

Al seleccionar el software indicado para la Estación de Servicio, es recomendable que sea de arquitectura abierta, esto es compatible con los protocolos de comunicación abiertos (no propietarios), de fácil expansibilidad, que puedan crecer conforme al requerimiento del usuario y flexibles para poder personalizarlos a las necesidades específicas de cada Estación de Servicio.

En las siguientes secciones se describe con más detalle, las características de cada subsistema.

 

8.3.1.  Abasto

Uno de los principales problemas que afronta cualquier empresa en el entorno empresarial tan competitivo de la actualidad es el manejo eficiente de su ciclo de abasto.

Entre los principales componentes de este subsistema son Compras, Requisiciones y Almacenes.

 

8.3.1.1.  Compras

Ayuda a mantener una relación organizada con los proveedores. Permite generar Órdenes de Compra para artículos del inventario, materiales, servicios y suministros; además controla el proceso de compra y recepción en bodega. Su integración al módulo de almacenes permite que se incremente la cantidad en existencia de manera automática cuando se reciben los artículos. En el momento que se recibe la factura por parte del proveedor, el módulo Cuentas por Pagar localiza la información relacionada con la orden de compra para simplificar el procesamiento de la factura. Además, es posible consultar en pantalla o en reportes información detallada sobre las órdenes de compra que se han generado y las recepciones de mercancía registradas y esperadas.

8.3.1.2. Requisiciones

Este módulo permite llevar un control detallado de las requisiciones que se generan a partir de la solicitud de compra de materiales para el inventario, suministros para uso interno o compras de material destinado a un proyecto en particular.

Es una herramienta que permite administrar el proceso desde que se genera la requisición inicial de un artículo hasta la aprobación de la compra.

Considera las ofertas o promociones de los proveedores y verifica que las requisiciones hayan sido aprobadas de acuerdo a los parámetros preestablecidos por el usuario.

Las órdenes de compra se generan automáticamente al momento en que se aprueban las requisiciones.

Permite realizar una planeación y seguimiento de los pedidos de producto. Trabaja en forma conjunta con los módulos de almacén, cuentas por pagar y ventas.

Mediante el uso de técnicas estadísticas permite realizar el plan de abasto con un mes de anticipación, así como realizar ajustes a la programación de pedidos en base a la información diaria. 

8.3.1.3. Almacenes

Los inventarios representan bienes destinados a la venta en el curso normal de los negocios. Este valor incluye todas las erogaciones y los cargos directos e indirectos necesarios para ponerlos en condiciones de utilización o venta. 

Dentro de la Estación de Servicio, existen básicamente dos grupos de almacenes: El de combustibles que se localiza en los tanques de almacenamiento y el de otros productos que se comercializan en la Estación de Servicio tales como aceites, aditivos, hielo, tienda de conveniencia, suministros diversos, etc.

En el caso de los combustibles, la información de la existencia real es tomada mediante lectura automática a los tanques por la consola del sistema de medición y las salidas de producto son registradas directamente de los dispensarios. En el caso de otros productos esta información puede ser alimentada de forma manual o a través de colectores de datos.

Los principales procesos que comprende este módulo son:

  • Definir los artículos de inventarios, así como sus almacenes y localizaciones dentro de la bodega.

  • Agrupar, rastrear, administrar y controlar en forma organizada y sencilla los artículos que se almacenan, así como la conversión automática de unidades de medida y controlar los productos del inventario a través de números de serie, lotes que incluyen la fecha de caducidad, código de barras, tarjeta (RDFRS).

  • Valuar el inventario de acuerdo a las reglas fiscales, a valor de reposición y a valor de ventas.

  • Incorporar nuevos atributos a cada ítem o familia que faciliten su búsqueda, clasificación y comercialización a través de ofertas especiales.

  • Cada ingreso o salida de bodega puede tener asociado un código que permite obtener estadísticas para conocer la rotación del inventario.

  • Los conteos físicos y cíclicos (por turno, por día,  por año, etc.), comparando el inventario físico con el inventario teórico, y una vez analizadas las diferencias, permite realizar los movimientos de ajuste.

  • Calcular el pronóstico de consumo, punto de reabastecimiento, inventario mínimo e inventario óptimo, de acuerdo a diversas épocas del año y periodos especiales como puentes, vacaciones, ferias, etc.

8.3.2.  Operaciones

La Administración Integral de las Operaciones, que en el ámbito de los sistemas es conocida como ERP, integra los procesos relevantes de la Estación de Servicio. Las transacciones quedan registradas desde su captura en una sola base de datos, en la cual se puede consultar en línea la información relevante. El sistema consta de varias aplicaciones cuya integración soporta la administración de las operaciones día con día.

Las ventajas que ofrece la implementación de un sistema ERP son: Control de la operación, eficiencia administrativa, productividad, servicio a clientes, ahorros en costos operativos, visibilidad de las operaciones, soporte a toma de decisiones, preparación para e-business, entre otras; apoyando a distintas áreas de la organización.

Los módulos que integran este subsistema son Recursos Financieros y Humanos, Recursos Materiales, Mantenimiento de Equipo, Pólizas y Fianzas.

 

8.3.2.1.  Recursos Financieros

Los módulos que conforman el ciclo de Contabilidad y Finanzas procesan en forma automática la información financiera propia y la que reciben desde el resto de los módulos del sistema.

 

8.3.2.1.1. Registro contable

Mantiene un registro detallado de la información contable con el fin de proporcionar de manera oportuna la información que se requiere sobre una o múltiples compañías.

Todos los movimientos contables relacionados con cualquier tipo de transacción que se realice, incluyendo transferencias y costos del inventario, recepciones de mercancía, anticipos o pagos a proveedores, ventas y cobros a clientes, etc., son generados y transferidos automáticamente como pólizas en la Contabilidad.

Este módulo incluye, entre otros, un plan de cuentas flexibles, el manejo de presupuestos por cuentas y/o entidades, re-asignación y distribución automática de cuentas contables, contabilización en períodos pasados y futuros.

Genera los distintos reportes contables como Diario, Mayor, Balanza de comprobación,  Estados Financieros, etc.

8.3.2.1.2. Cuentas por cobrar

El módulo Cuentas por Cobrar proporciona el detalle de la información que se requiere para darle seguimiento a las cuentas de los clientes y para identificar con anticipación eventuales incobrables.

Es posible generar estados de cuentas y reportes de antigüedad de saldos en base a una cierta periodicidad, para asegurarse de que los clientes reciben información al día sobre sus cuentas y saldos pendientes de pago. Además puede calcular automáticamente intereses, aplicar pagos a las facturas, calcular la rotación de cartera

8.3.2.1.3.  Cuentas por pagar

El módulo Cuentas por Pagar ayuda a mantener información exacta sobre el dinero que la empresa debe a sus proveedores y acreedores, las fechas de vencimiento y los descuentos disponibles por pronto pago.

Permite, entre otros, monitorear el desempeño de los proveedores, controlar los pagos recurrentes, generar anticipos y cheques a proveedores, calcular los requerimientos de efectivo y mantener un historial del proceso de pago.

 

 8.3.2.1.4. Administración de efectivo

El módulo Administración de Efectivo ayuda al manejo de las cuentas bancarias y las estimaciones de los flujos futuros de caja. Además elimina la necesidad de estimar el efectivo disponible ya que da acceso directo al saldo actual de la compañía y al consolidado de todas las transacciones relacionadas con los ingresos, egresos y transferencias de efectivo. Los módulos en los que se procesan operaciones que afectan las cuentas de efectivo, como Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar, actualizan de manera automática el módulo Administración de Efectivo.

8.3.2.2. Recursos Humanos

Al considerar los recursos de la Estación de Servicio, no solo se toma en cuenta a los financieros, tecnológicos o técnicos, sino también a los humanos. En la organización moderna, estos últimos son tan importantes como los demás, y para poder obtener su máximo rendimiento, se les dedica gran parte de los recursos económicos, por lo que es necesario que dentro de nuestro sistema de información, se encuentre contemplado el manejo de estos recursos.

El subsistema de Recursos Humanos es la herramienta para que la organización disponga de la información de su capital humano de manera oportuna y confiable

8.3.2.2.1. Nómina

Permite realizar y controlar los diferentes aspectos relacionados con el pago del salario e incentivos a los empleados.

Lleva el control de los datos generales, realiza el cálculo de las percepciones e impuestos a pagar por concepto de nómina.

El cálculo de la nómina se puede realizar con distintas frecuencias para los diversos tipos de empleados: semanal, quincenal y/o mensual.  Incluyendo el cálculo de impuestos y retenciones como: ISPT, IMSS; SAR, INFONAVIT, etc.

Lleva el control automático de los periodos vacacionales, así como de la prima vacacional respectiva, calcula las nóminas especiales como Aguinaldo, PTU,  liquidaciones, etc.

Permite el manejo de turnos, llevar el control de la rotación de los turnos y permite asignar preferentemente a un empleado a un determinado turno.

8.3.2.3.  Recursos materiales

Mediante este módulo es posible administrar los bienes tangibles de la Estación de Servicio, divididos en dos áreas fundamentales: Activos Fijos y Compras.

8.3.2.3.1. Activos fijos

Establece el control de los activos fijos de la empresa que le permiten realizar su labor, tales como equipo de computo, vehículos, equipamiento de la Estación de Servicio, etc.,  llevando un control de a quien están asignados, su ubicación física, la vida útil estimada y su depreciación.

8.3.2.3.2. Compras

Mediante este submodulo se lleva el proceso de adquisiciones, tanto del combustible y productos para su venta, como implementos necesarios para la operación de la estación de servicio. Permite llevar un estadístico de las compras realizadas por proveedor y por productos,  identificar los mejores precios, así como las condiciones de venta de cada proveedor.

8.3.2.4.  Mantenimiento de equipo

Permite llevar la planeación y control del mantenimiento del equipo instalado, en base a las recomendaciones del fabricante,  las Especificaciones Técnicas y la vida útil del equipo. 

Lleva un registro estadístico de las observaciones que se han producido en las visitas de Supervisión Técnica, a fin de poder identificar frecuencias en diversas Estaciones de Servicio del grupo y tomar acciones pro activas.

8.3.2.5.  Pólizas y fianzas

Lleva el control de las distintas pólizas y fianzas con las cuales cuenta la Estación de Servicio, avisando cuando alguna esta próxima a vencerse.

  

8.3.3. Ventas

Actualmente nos encontramos en una economía global y competitiva, por lo cual es indispensable que los administradores de las empresas desarrollen estrategias que les ayuden a satisfacer las necesidades de los clientes quienes son cada vez más exigentes; anticipándose a sus requerimientos y dándoles un trato personalizado a cada uno de ellos.

A través de este módulo es posible capturar preferencias de consumo y características demográficas del cliente y del sector, con esta información emprender un estudio de mercado.

8.3.3.1.  Administración de Ventas

Mediante esta opción se puede conocer la información de las ventas por producto, isla, dispensario, despachadores, hora del día, grupo de productos y negocio complementario.

Las ventas de combustibles son alimentadas al sistema automáticamente mediante la lectura a los dispensarios (vía módulo de monitoreo), las ventas de productos complementarios en las islas son alimentadas mediante un colector de datos.

Las ventas de los negocios complementarios (tienda de conveniencia, lavado de autos, farmacia, etc.) son alimentados de forma manual al sistema o automáticamente  mediante la Terminal de punto de venta instalada en cada uno de ellos.

8.3.3.2. Administración de Flotillas

Permite el control de consumos de clientes corporativos o flotillas, a través de vales, notas o tarjetas; con un proceso automatizado para el seguimiento, reporte y facturación de los mismos. Los módulos integrados con este control permiten la emisión y cancelación de vales con códigos de barras, interfase con el punto de venta para identificación vehicular, análisis y facturación de consumos, registro de los pagos realizados y la emisión de los estados de cuenta.



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